同窓会の開催場所はどこなら集まりやすい？食事のコースは？会費は？プログラムは？幹事さん必見！
ホテルのブライダル部門・宴会部門に10年ほど携わっておりました。
同窓会も100件以上は担当してきたでしょう。
今回は幹事様目線で、会場選び・料理選択・会費設定・ホテルとの打ち合わせ・事前準備・同日の動き方…etc
コンパクトにまとめて書いてみました。
参考にしていただければ幸いです。
開催までの流れをざっくりと
その前に・・・同窓会幹事代行サービスは実際どうなのか？
案内状作成、受付、写真撮影もしてくれるので幹事さんにとっては楽。
ただ一番のデメリットは高い費用がかかるということ。一人あたり平均50％upくらいになるでしょう。
ex…ホテルのプランが一人￥5,000とすると
・幹事立て替えや予備費など500円上乗せて・・・●独自開催なら＠5,500
・代行費用が50％の2,500円＋幹事立て替えや予備費など500円上乗せて・・・●代行開催なら＠8,000
幹事さんグループでよく話し合ってみましょう。ただ参加費が高いためにキャンセルするという方は少なからず出てきます。
1.幹事メンバーを集めて開催日時を決める
2.会場サーチ→会場決定
1度交渉しましょう
1. 料理を減らして単価をさげてもらえない？
2. ●●人集めるから単価をさげてもらえない？
ダメもとで交渉してみてください。
3.会費設定
案内状印刷・発送・名札準備等の経費が必ず要るため（幹事グループ事前に立て替え）、1人当たりの料理代金に500円か1,000円上乗せして設定する。
100円単位にするとお釣りとかも面倒、余れば幹事で分ければよい（誰も怒らない）
4.案内状発送
3ヶ月前くらいが多い こちらで詳しく書いてます。
5.ホテルとの打ち合わせと準備
◆料理はビュッフェ形式＋飲み放題
◆レイアウトは半立食にする
（着席で席を決めてしまうといろんな人と喋りづらい、各々好きな人と思い出のある人と好き勝手に喋れるように）
ダーツバー・ベノア銀座・横浜様の画像を引用させて頂きました
上記のようにテーブルに椅子は設置せず、周りに椅子を並べます。また、卒アルなどを置くサイドテーブルも準備してもらいましょう。
こんなのいらない！よくやっているプログラム（私見です）
・当時の写真のスライドショー
→作成に手間がかかる。皆、会話ばかりして見る人は少ない
・校歌斉唱
→時間をとって皆で揃って歌う必要がない（BGMとしてかけっぱなしならOK）
・卒業文集音読
→要らない（時間のムダ）
・好きだった人ランキング
→要らない（時間のムダ）進行に入れる必要がない
・ビンゴ
→景品代がかかる、時間をとって皆でゲームする必要がない
・写真撮影
→皆それぞれスマホで撮る、全体集合写真は時間がかかる
・先生の挨拶
→●●分でお願いしますと頼んでいても長々と喋られる（断れない）先生は紹介だけでよい
例えば少数（30名程度）なら上記の中で取り入れてもいいものはあると思います。人数によって考えてみてください。
ということでおすすめのプログラムは？
・開会の挨拶（5分）
・先生方紹介（5分）
・乾杯（5分）
・歓談（100分）
・閉会の挨拶と2次会の連絡（5分）
これで大丈夫です。
7.準備
⓵おつり
②卒業アルバム数冊
⓷ネームプレート
④当時流行ったBGMのサウンドトラック（IPODなど）
もしくはamazonmusicなどで、
「アレクサ！●●年に流行った邦楽かけて！」と言えばランダムに流してくれます。
amazon musicに登録
→ホテルで用意した音楽が流してもらえるか音響設備を確認しましょう。ほぼほぼ大丈夫でしょう。
8.当日運営
受付台で記名してもらい、会費徴収し、ネームプレートお渡しします（本人に書いてもらい首にかけてもらいます。必ず旧姓で書いてもらう＆昔のあだ名もあればgood)、最後は会場精算です。
最後にまとめると
同窓会の趣旨は、たくさんの人に参加してもらって、たくさんおしゃべりを楽しむ というところでしょう。そのためには、
◎場所はターミナル駅で設定し、
◎会費を安くできるホテルを探し（料理のグレードはどうでもよい）
◎プログラムはなるべく少なくする
この3点に注視してみてください。
プログラムなどなくても歓談だけで確実に盛り上がります。保障します（多分）
当日までに、ダイエットしたり、白髪染めしたり、服を買ったり、かっこよい自分で皆に会えるように努めることも大事です。
