ホテルの宴会部門は「セールス」・「プランニング」・「サービス」から成り立っている
ホテルのブライダル部門・宴会部門に10年ほど携わっておりました。
今回はホテルの宴会部門はどんなお仕事なのかをご紹介してまいります。※ホテルの規模やコンセプトによって異なります
ホテルの宴会場では、
✓企業宴会、
✓一般宴会、
✓ディナーショー（イベント系）、
✓ブライダル、
✓同窓会、
✓会議、セミナー、式典…
などなど様々な利用があります。
用途や参加人数などで会場コントロールしながら宴会場の運営を行うのが宴会部門です。
役割としては大きく「セールス」「プランニング」「サービス」の3つの部門で成り立つといえます。
「セールス」が獲得した宴会を
「プランニング」が形にし
「サービス」が当日の配膳を行うという流れです。
また「サービス」は1つの部署として独立してますが「セールス＋プランニング」と兼務しているところが多くみられます。
それでは各業務をざっくりとご説明してまいります。
セールス
新規顧客の開拓やリピーターのフォローなど顧客獲得に向けた営業活動です。
営業スタイルは既存8割、新規2割程度が多いです。
礼儀やマナー、コミュニケーション能力はもちろん、企画力や提案力、交渉力などの営業スキルも持ち合わせたベテランが担います。
自社サービス内容の熟知は必須で「予約」「プランニング」を経て配属となる事も多いです。
※中途採用であれば他社で法人営業の経験が豊富な方が就きます
具体的には
企業・団体・学校・旅行代理店などへの訪問、
既存客へのアフター営業、
新規プランの立案、見直し、
チラシ作成、ホームページの更新（超重要）
などになります。
獲得した顧客は自身で会場案内・プラン説明をして進めることもあれば「プランニング」に引き継いだりもします。
ポイント
お客様は新規と既存の2つに分かれます。
1.新規を獲得するには、ホームページ・ポータルサイトの露出強化をする
2.既存を継続するには、当日の宴会サービスの満足度UPを目指す
基本はこの2点をおさえておけば間違いありません。
プランニング
電話やメールの予約受付から始まり、会場案内・打ち合わせ・発注・清算業務まで全てを行います。
当日は会場で見守りながらスムーズに運営が進むよう指示を出します。
具体的には
電話やメールの問い合わせ対応をし会場見学の日程を決めます。
来館されたら、開催日程、コンセプト、参加人数、予算、お食事内容などの希望をヒアリングし会場のご案内も行ないます。
※「会場の押さえ」には予約管理システムが備わっているホテルがほとんどです 予約管理システムエビカ
成約になれば、料理・ドリンクプラン・会場レイアウト・案内ボードの文言・歓談中のBGMなどご相談しながら決定していきます。
発注物は基本的には料理のみです。
料理は【ヴュッフェ/着席ヴュッフェ/コース料理】の3パターンからなります。
決定した内容を「サービス」に落とし込み、当日の備えをします。
ポイント
開催までの流れは、
会場見学→仮押さえ
→申し込み→打合せ1回か2回（無しの場合もあり）
→当日
となります。
成約になるかどうかのポイントは担当者の対応力も勿論ありますが、キッパリ書きます。
ぶっちゃけ、駅からのアクセス、料理、価格、会場、設備、などハード面で9割方決まるといえます。
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サービス
「プランニング」から落とし込まれた内容をもとに会場セッティングをし、当日、お食事やドリンクを運ぶなどの接客サービスです※バンケットサービスとも呼ばれます。
当日は「プランニング」の担当者と「サービス」のキャプテンが指揮をとります。
現在の主流は比較的低価格のビュッフェスタイル＋飲み放題プランです。
大まかですが参加人数10～15名に対して1名のサービスが必要です。（ドリンカーは含まず）
1つの宴会が終了し、同会場で次の宴会のセッティングに作り替えることを業界用語で「どんでん」といい、このどんでん時間が短かく時間に追われることも多々あります。
ポイント
「セールス」も「プランニング」も、まずは自社の商品（現場＝サービス）を知らなければお客様にご紹介などできません。「サービス」での経験はキャリアチェンジに非常に有効といえます。
最後に
大きな宴会を担当することはそれだけプレッシャーも大きくなりますが、
無事終わり、幹事さんはじめご参加の方からお褒めのお言葉をいただいた時には、それに見合った大きな感動も得られるものです。
1つ1つの宴会にそれぞれのドラマがあり全く同じ内容にはならないというところに「宴会」の面白さを感じられるでしょう。
